Frecuentemente las empresas o instituciones se lanzan a la celebración de eventos corporativos sin haberse planteado previamente cuál es el objetivo de negocio o de comunicación que se persigue. Como con cualquier otra acción de comunicación, antes de planificar un evento conviene dar respuesta a una serie de interrogantes:

• ¿Es esta acción la más adecuada para los objetivos que perseguimos?
• ¿Contamos con los medios económicos y humanos necesarios para que la acción responda realmente al objetivo que buscamos?

El evento es una acción de comunicación de muy alto impacto y, por tanto, de mucho riesgo. Es una de las formas más habituales de generar una experiencia de marca y de posicionarla en la mente de nuestro público objetivo. Si lo hacemos bien, habremos contribuido a construir una buena percepción de nuestra marca. Si lo hacemos mal, las consecuencias pueden ser fatales. Una vez concretado el objetivo de la acción y los medios disponibles, es hora de la planificación. Para ello, suele comenzarse con la elaboración de un briefing que será el documento de referencia en la relación con los proveedores. Habitualmente contaremos con una agencia especializada a la que deberemos exigir profesionalidad y creatividad. He aquí un tema importante: la creatividad. Debemos ser conscientes de que la clave del éxito está en la diferenciación, pero no a cualquier precio. Tenemos que ser capaces de sorprender, innovar… crear magia en definitiva, pero sin perder de vista nunca quiénes somos y cómo queremos que se nos perciba.

A partir de ahí, es imprescindible crear un eje de comunicación que debe fundamentarse en los mensajes que queremos transmitir a través de slogans, audiovisuales, experiencias, imagen, ponencias, regalos, sede, programa, temática, etc. Es decir, un eje de comunicación que debe estar presente en todas y cada una de las acciones relacionadas con el evento. Sólo así, y con la debida personalización de las acciones, podremos crear la experiencia de marca que estamos buscando.Por otra parte, es necesario disponer de un plan de contingencia para todo aquello que sea posible (desde la posible sustitución de un ponente que no aparezca, hasta la determinación de una sede alternativa en caso de mal tiempo).En un plano más operativo, deberemos determinar todas y cada una de las actividades a realizar y asignarles un responsable tanto en la empresa como en la agencia de comunicación que colabora en la realización del evento.

¿Cuáles son las claves del éxito en un evento? Son muchas y muy variadas, pero a continuación exponemos algunas:

• Una buena estrategia de comunicación
• Consistencia en el eje de comunicación
• Coherencia con la personalidad de la empresa y con el resto de actividades de comunicación.
• Una buena planificación.
• Una excelente coordinación operativa.
• Contar con expertos en la gestión de eventos.
• Ser ambiciosos, pero siempre realistas.
• Ser muy cuidadosos en el detalle.